Cómo crear un proceso de gestión eficiente en la carga de trabajo
Las recientes y rápidas innovaciones en las tecnologías empresariales ha dado lugar a un aumento exponencial de la velocidad de trabajo y los beneficios, pero no ha afectado a las horas de trabajo ni a la carga de trabajo de los empleados de la misma manera. A medida que la tecnología evoluciona para resolver problemas antiguos, surgen otros nuevos (y a veces más complejos) que dificultan la tarea a los empleados, que buscan consejos y trucos de productividad de efecto rápido para aprovechar al máximo cada jornada laboral.
Una gestión eficiente de la carga de trabajo ayuda a los gestores de proyectos y a los equipos a maximizar la productividad a la vez que reduce el riesgo de exceso de trabajo y de agotamiento.
¿Qué es la gestión de la carga de trabajo?
Es el proceso de identificar, priorizar y distribuir tareas, responsabilidades y recursos dentro de un equipo para completar proyectos y alcanzar los objetivos establecidos.
El proceso tiene dos vertientes. Por un lado, está la planificación, es decir, la identificación y asignación de los recursos necesarios (como el tiempo, el personal, el presupuesto y los materiales) para movilizar a los equipos y activar los proyectos.
Por otro lado, están los flujos de trabajo y la gestión de procesos empresariales, es decir, definir roles y expectativas y establecer estructuras y sistemas que permitan a los miembros del equipo trabajar mejor juntos para entregar proyectos exitosos en todo momento.
¿Por qué es importante la gestión de la carga de trabajo?
Porque permite al equipo aprovechar al máximo todos los recursos disponibles. En cada nuevo proyecto se tienen en cuenta los puntos fuertes y las capacidades de los miembros del equipo y se hace un seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo para recopilar información necesaria para la planificación de proyectos futuros.
Con la planificación y la gestión de la carga de trabajo, los equipos reducen los casos de indolencia social, una situación en la que algunos miembros del equipo trabajan menos en grupo, dejando que otros asuman la mayor parte de las tareas y lleven el proyecto hasta su finalización.
Otros beneficios importantes incluyen:
Mejorar la planificación de proyectos: Una gestión planificada de la carga de trabajo, recopila datos que muestran la capacidad individual y del equipo y el rendimiento, la duración estimada de las tareas y el alcance de los recursos críticos del proyecto.
Reducir el desperdicio: Los sistemas de gestión hacen un seguimiento de los recursos compartidos en una organización. Ya sea en relación con el personal, los materiales, los costes o el tiempo, permitiendo a los equipos a garantizar que los recursos de la organización se asignen y utilicen de manera óptima para lograr los objetivos principales de la empresa. Implementar un software de gestión de la carga de trabajo en los flujos de trabajo del equipo facilita a todos los involucrados ver dónde puede haber un exceso de esfuerzo.
Facilitar la ejecución satisfactoria de los proyectos: Las empresas que cuentan con unos procesos eficaces de gestión permiten a los empleados hacer su mejor trabajo en plazos razonables. Esto crea espacio para que los empleados ofrezcan un trabajo de calidad, conserven la salud mental y alcancen siempre el éxito.
Mejora la moral del equipo: Sin una gestión de la carga de trabajo, la indolencia social y otros comportamientos laborales negativos pueden no controlarse, lo que lleva a una disminución de la productividad y la moral de los empleados. Los que trabajan duro pueden desmotivarse, mientras que los que hacen poco puede que nunca tengan la oportunidad de crecer. Una gestión eficaz de la carga de trabajo garantiza que todos contribuyan al máximo de sus capacidades, con los retos suficientes para ayudarlos a aprender y mejorar sin agotarse.
Racionaliza la colaboración: Los sistemas de gestión fomentan un entorno de trabajo que promueve la comunicación abierta, el intercambio de comentarios y la colaboración de los equipos para lograr los objetivos establecidos. Los líderes pueden decidir cuál es la mejor manera de compartir los recursos disponibles, delegar y comunicar los plazos a los miembros del equipo.
¿Cómo se analizan las cargas de trabajo?
Para gestionar las cargas de trabajo del equipo de forma eficaz, debes comenzar con un análisis. Piensa en lo que esperas lograr: por ejemplo, mejorar la productividad del equipo, identificar los recursos de bajo rendimiento o reducir el exceso de trabajo.
Cuando conozcas el resultado deseado, puedes iniciar un análisis de la carga de trabajo para identificar los desequilibrios y detectar las áreas de mejora en tus procesos y sistemas de trabajo actuales.
Pregunta lo siguiente:
¿Cómo se dividen los proyectos y cómo se asignan a los miembros del equipo?
¿Quién revisa y aprueba el trabajo entregado?
¿Cuánto tiempo llevan las tareas recurrentes? ¿Se pueden eliminar con herramientas de automatización del flujo de trabajo?
¿Se asignan demasiados o muy pocos recursos a proyectos específicos?
Revisa quién hace qué y examina las responsabilidades y cargas de trabajo de los miembros del equipo. Toma nota de los desequilibrios y los posibles ajustes que puedes hacer para mejorar el flujo y la distribución de la carga de trabajo. Luego, reúnete con tu equipo para escuchar su opinión y obtener información sobre cómo se sienten con respecto a sus cargas de trabajo y cómo las gestionan.
Una vez que tengas esta información, podrás empezar a tomar medidas para resolver los desequilibrios y gestionar las cargas del equipo de forma más justa y eficaz. Revisa periódicamente el desempeño de tu equipo para ver hasta qué punto son eficaces los cambios efectuados.
Los 10 mejores consejos para gestionar las cargas de trabajo de los empleados
Independientemente del enfoque de tu empresa, los siguientes consejos pueden ayudarte a gestionar mejor las cargas de trabajo de los empleados:
1- Establece metas y objetivos claros: Los líderes y gerentes de la empresa deben tomarse tiempo para aclarar las metas y objetivos principales para el próximo período o proyecto. Las metas definen el alcance de un proyecto, el tamaño del equipo y los límites o similitudes con otros proyectos en curso.
2- Identifica y asigna los recursos: A partir de los objetivos, los gestores de proyectos pueden diseñar un plan para compartir la carga de trabajo y adecuar los puntos fuertes y las habilidades de los miembros del equipo a las tareas de cada proyecto. Recursos como el tiempo, los materiales, el equipamiento y el presupuesto también se comparten en esta etapa.
3- Establece funciones y una cadena de mando: Según el tamaño y la envergadura del equipo del proyecto, puede ser necesario definir las funciones y responsabilidades dentro del equipo para garantizar que el trabajo avance en cada fase y cumpla con los estándares. Definir los roles implica delegar responsabilidades a miembros o grupos específicos del equipo, manteniendo a todos al tanto de lo que están haciendo y de lo que deben hacer a continuación.
4- Prioriza las tareas: La priorización de tareas ayuda a los gerentes y empleados a canalizar su esfuerzo diario de manera eficiente por el procedimiento de identificar y empezar a trabajar primero en las tareas más importantes o urgentes. Las tareas se pueden priorizar en función de la urgencia, la importancia, la alineación estratégica o el retorno de la inversión (ROI).
5- Crea un programa o una cronología: Desarrollar un programa de trabajo o una cronología ayuda a dividir las tareas o proyectos más grandes en partes manejables y a garantizar que los proyectos se completen a tiempo. Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es útil para esta etapa.
6- Supervisa el progreso y ajusta los planes según sea necesario: La gestión de la carga de trabajo va más allá de la creación del plan y la agenda del proyecto. Evaluar el desempeño individual, del equipo y el progreso del proyecto mientras un proyecto está en marcha ayuda a descubrir las limitaciones, los riesgos potenciales o los conflictos de agenda, lo que permite a los equipos mitigarlos de forma proactiva.
7- Comunícate claramente con los miembros del equipo: La comunicación entre los miembros del equipo es la piedra angular de la gestión de la carga de trabajo. Ayuda a identificar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas graves. Fomenta la comunicación abierta sobre las cargas de trabajo, las expectativas y los plazos.
8- Realiza un seguimiento y controla la duración de las tareas: Supervisa y revisa el tiempo que lleva completar las tareas recurrentes del proyecto. Esto proporciona datos completos que ayudan a desarrollar proyectos más exitosos y a aprovechar las capacidades de los empleados sin agotarlos demasiado. Revisa el progreso de cada uno y ajusta sus cargas de trabajo si notas que alguien tiene dificultades.
9- Busca ayuda o apoyo cuando lo necesites: Aconseja a los miembros del equipo que busquen ayuda de forma proactiva cuando estén abrumados por sus cargas de trabajo actuales. En lugar de incumplir un plazo o dejar que las tareas programadas queden a un lado, pueden buscar la ayuda de otros miembros del equipo.
10- Ofrece formación: Considera la posibilidad de proporcionar formación o recursos adicionales a los miembros del equipo que tienen dificultades para cumplir con su carga de trabajo. Esto puede ayudarles a desarrollar sus habilidades y aumentar su capacidad para asumir más tareas.
Cinco pasos esenciales para llevar a cabo una gestión eficaz de la carga de trabajo
1. Comienza con una plantilla de plan de proyecto: Utiliza una plantilla de plan de proyecto para estandarizar la planificación de tus proyectos y ahorrar tiempo.
Las plantillas de plan de proyecto mejoran la visibilidad y sirven como documentos integrales para recopilar y gestionar todas las partes móviles: los plazos, las funciones, las fechas de entrega y los recursos asignados se pueden introducir, actualizar y comunicar mediante una plantilla de plan de proyecto.
2. Compara la capacidad actual de tu equipo con la carga de trabajo actual: Una vez trazado el plan de proyecto, el siguiente paso es verificar y alinear la carga de trabajo con la capacidad de tu equipo. Un software de gestión de la carga de trabajo te permite ver las cargas de trabajo detalladas de los miembros del equipo y su disponibilidad, lo que te ayuda a hacer un cálculo realista de cuánto puede hacer tu equipo y con qué rapidez.
Ten en cuenta los siguientes factores al estudiar la capacidad de tu equipo:
Proyectos actuales y futuros: Estudia los proyectos que están actualmente en marcha o que están por venir. Considera cuánto tiempo y recursos requerirá cada uno y cómo afectará esto a la carga de trabajo del equipo.
Tiempo de vacaciones de los empleados (PTO): Revisar las vacaciones y la agenda de PTO de los miembros de tu equipo te permitirá saber exactamente cuántas personas estarán disponibles para trabajar en los proyectos en un momento dado.
Áreas de especialización: Ten en cuenta las habilidades y la experiencia de los miembros de tu equipo. ¿Hay ciertas tareas que solo unos miembros específicos del equipo pueden realizar? Toma nota de su disponibilidad y organiza la carga de trabajo teniendo esto en cuenta.
Capacidad individual y de equipo: Ten en cuenta la capacidad de trabajo de los miembros de tu equipo. ¿Pueden realizar trabajos adicionales o ya están sobrecargados? Si el equipo está al máximo de su capacidad, puede ser necesario posponer proyectos menos importantes o contratar personal de apoyo o colaboradores externos.
Priorización de proyectos: Evalúa la prioridad de cada proyecto y determina cuáles deben tener prioridad. Esto ayuda a garantizar que las tareas más críticas se completen a tiempo, incluso si otras menos esenciales se retrasan.
3. Delega tareas según la urgencia y las competencias: Después de determinar la disponibilidad de tu equipo, el siguiente paso es delegar las tareas del proyecto según la urgencia y las competencias de cada miembro. Esto determinará la ruta crítica de los flujos de trabajo y los plazos de tu proyecto.
Ten en cuenta las siguientes consideraciones al priorizar y delegar tareas:
Cronología del proyecto
Ámbito del trabajo
Competencias colectivas
Asignación de recursos
Gestión de cambios y riesgos
4. Establece expectativas de rendimiento con tu equipo: Aclara y comunica los estándares de entrega. Informa a los miembros del equipo sobre lo que podría considerarse una tarea o proyecto exitoso. ¿Será suficiente con un producto mínimo viable (MVP)? ¿O los patrocinadores esperan un producto completamente ultimado?
5. Sé flexible y adáptate según sea necesario: La mayor parte del arduo trabajo de gestión de la carga de trabajo está hecho. Supervisar el progreso del proyecto, la disponibilidad de recursos y el entorno externo te ayuda a predecir y mitigar los riesgos antes de que se conviertan en grandes problemas u obstaculicen todo el proyecto.
Revisa y evalúa periódicamente el progreso del proyecto y el desempeño del equipo y realiza los cambios necesarios en el plan. Esto puede implicar la reevaluación de las prioridades, el ajuste de los plazos o la búsqueda de recursos o apoyo adicionales.
Plataformas de gestión del trabajo como Wrike eliminan las complejidades de la gestión de la carga de trabajo. Wrike proporciona plantillas y espacios de trabajo colaborativos virtuales para planificar, delegar y hacer un seguimiento del rendimiento de los proyectos de principio a fin.
También ofrece funciones de automatización del flujo de trabajo que ayudan a los equipos a ahorrar tiempo en trabajos repetitivos y de bajo valor, por ejemplo, la actualización de las hojas de cálculo y la preparación y distribución de los informes. Con estas funciones, los líderes y gerentes de la empresa pueden administrar fácilmente sus cargas de trabajo con menos esfuerzo.
¿Estás preparado para tomar el control de tu proceso de gestión de la carga de trabajo y diseñar mejores sistemas para que tus equipos puedan aportar su mejor trabajo con buena salud?
