¿Todo parece importante? Te mostramos cómo priorizar tareas en el trabajo.

No sabes cómo, pero pasó. Intentas disimular tu cara de pánico, pero miras a tus compañeros y están en tu misma situación: Una pila de trabajo pendiente. El estrés te juega chueco y no sabes por donde comenzar entre urgentes, plazos por vencer y atrasados, todo parece prioritario.

¿Dejar que el azar elija por donde empezar? ¿Partir por tu tarea favorita? Tranqui, que hay técnicas para salir del problema con el colon intacto y lograr establecer prioridades en el trabajo, y aquí te las presentamos.

Da lo mismo el orden, hay que empezar ahora ya. ¡FALSO!

Aunque el estrés te puede hacer creer que debes comenzar a trabajar en lo primero que se te cruce con tal de avanzar rápido con todo, la cosa no va así. O mejor dicho, puedes hacerlo mucho mejor que eso, por lo mismo te encuentras leyendo esto.

Antes de sentirte el Usain Bolt de la oficina, considera que la priorización de las tareas es importante por varias razones:

• Comienza con las tareas de alto impacto: Probablemente te tientes por empezar por  las tareas más fáciles aunque no sean lo más urgente, terminar pronto y continuar con lo siguiente. Esto es un fenómeno llamado sesgo por conclusión de tareas, y se trata precisamente de eso, nos dejamos llevar por las tareas de menor complejidad y en consecuencia nos sentimos super productivos. A decir verdad, en estos casos puede ser una trampa que te puede causar más problemas que beneficios.

• Considera el panorama completo: Gran parte del tiempo tu trabajo depende del trabajo o recursos de terceras personas, tanto si eres independiente como si trabajas en una gran empresa. Si la tarea de uno se atrasa, es posible que quien dependa de ello se atrase también, por lo que deberás tener siempre presente y dentro de las prioridades las tareas con dependencia para que no se detenga la productividad.

• Organízate con tu equipo: Cuando el problema del trabajo atrasado no te involucra solo a ti, sino a tu equipo, lo que se recomienda es una buena organización y comunicación. Cuando estableces prioridades llevas un orden que impedirá las tareas duplicadas y evitas que dos personas tomen la misma tarea y la dupliquen. Delega aprovechando las habilidades de cada uno de los miembros.

• Control de las expectativas: Al priorizar, no solo estás organizando la carga laboral inteligentemente, además estás visualizando la proyección de tu trabajo. De esta forma tienes mayor claridad sobre la ejecución y tendrás una idea mucho más realista e incluso puedes reprogramar plazos con mayor exactitud.

De acuerdo, pero todo me parece importante. ¡Ayuda!

Ya entendimos los beneficios de una buena estrategia al priorizar, pero aún nos queda la pregunta de fondo. ¿Por dónde empiezo?

No existe una fórmula mágica o una única técnica estándar para todos, pero te mostramos las formas en que tú y tu equipo pueden comenzar a armar una estrategia y despachar esa lista enorme de pendientes.

1.  La relación entre tus pendientes y los objetivos de la empresa: 

Puede que entre tus pendientes se encuentre alguno que puedas tomar incluso como un desafío personal y te cause mucha expectación, sin embargo, es posible que no sea prioritario para tu empresa. Así que, analiza cada tarea y pregúntate: ¿A cuál objetivo de la empresa aporta esta tarea?

• Si no lo tienes claro, puedes buscar orientación por parte de tus superiores.

• Encontrarás las tareas de mayor impacto y comenzar por ellas.

• Notarás la diferencia entre las tareas realmente relevantes y las que solo lo parecen.

• Si no está ligada a un objetivo, esa tarea no es prioritaria.

2. Apóyate de una matriz para organizarte.

Una forma sencilla de organizar tus prioridades es usando la matriz de Eisenhower, que puedes hacer de la siguiente manera: Dibuja un cuadrado y divídelo en 4 cuadrantes. Las filas de la izquierda se nombran como "importante" y "no importante". En la parte superior, se nombran las casillas con "urgente" y "no urgente".

Anota cada tarea en el cuadrante que corresponda, las que se priorizarán de esta forma:

Urgente e importante: Estas son tus primeras prioridades. ¡Comienza a trabajar por acá!

Urgente y no importante: Estas son las que puedes delegar. Si no puedes delegar, son tus segundas prioridades.

No urgente e importante: son tu tercera prioridad, pero ¡hey! No las olvides. Anótalas y guarda un tiempo para ellas.

No urgente y no importante: Estas puedes quitarlas de tu lista de pendientes y dejarlas para otra ocasión.

3. Intercala tareas livianas entre medio.

Al comienzo de este artículo te dijimos que era una mala idea partir por las tareas más fáciles, que te daba una falsa sensación de productividad. ¿Y ahora te decimos lo contrario? No exactamente. Te explicamos.

Si tu lista de pendientes es muy extensa, probablemente experimentes un exceso de trabajo y fatiga, por lo que seguro te embargará una sensación de derrota o pesar. Es en este caso donde te recomendamos incluir algunos logros fáciles para alivianar el ambiente.

4. Ayúdate con herramientas de automatización.

Muchas veces son las pequeñas tareas monótonas -pero necesarias- las que nos quitan tiempo vital en el que podríamos enfocarnos en las labores prioritarias. Para ahorrar el tiempo que tardas en completarlas, existen herramientas de automatización potentes, ideales para cada área de trabajo de tu empresa. Ya sea si eres de Marketing, Ventas, o Soporte, reducirás tu carga de trabajo y tardarás mucho menos en despachar toda esa montaña de pendientes que te estresa.

Cuando todo se haya calmado, detente y reflexiona sobre lo que acaba de ocurrir, y ten a mano las lecciones que hayas aprendido para evitar que ocurra en el futuro. Pero si aun así tu trabajo es muy demandante, ¡Contáctanos! Tenemos la solución perfecta para ti.