Diez consejos para trabajar en equipo a distancia con G Suite
1. HAZ VIDEOLLAMADAS Y CELEBRA EVENTOS A DISTANCIA CON LOS MIEMBROS DE TU EQUIPO
Si los miembros de tu equipo están repartidos por diferentes lugares, Google Meet les permite conectar en cualquier lugar y momento, desde un computador o dispositivo móvil. Haz videollamadas para intercambiar ideas, colaborar en proyectos de equipo, celebrar eventos virtuales, etc. De esta forma, todo el mundo estará en contacto sin tener que desplazarse y sin renunciar a ninguna de las ventajas del cara a cara.
2. REALIZA PRESENTACIONES A DISTANCIA
Dado el contexto actual, si no se pueden reunir en persona, utiliza Google Meet para trabajar con Presentaciones, Documentos y otros tipos de archivos durante una videollamada. También puedes grabar videollamadas para que los usuarios de otras zonas horarias las vean más tarde, y activar subtítulos para que se puedan ver sin sonido.
3. EDITA DOCUMENTOS DE EQUIPO EN TIEMPO REAL
¿Necesitas trabajar con tu equipo a distancia en documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros archivos? No es necesario intercambiarlos por correo electrónico ni manejar varios archivos adjuntos. Tu equipo puede editar archivos a la vez en tiempo real, chatear en los propios archivos y recibir comentarios dirigidos específicamente a ellos en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Los cambios se guardan automáticamente, por lo que los miembros del equipo siempre acceden a las versiones más actualizadas.
4. ALMACENA, COMPARTE Y ACCEDE A RECURSOS DE EQUIPO DESDE CUALQUIER LUGAR
¿Te gustaría almacenar y compartir de forma fácil y segura los recursos de tu equipo? Guarda todos los archivos de tu equipo en una carpeta de Google Drive o en unidades compartidas, y compártelos al instante. Cuando alguien hace un cambio, Drive muestra qué archivos se han modificado. Los miembros del equipo pueden acceder de forma segura a los últimos archivos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
5. COMUNICA LA INFORMACIÓN MÁS RECIENTE A GRUPOS O EQUIPOS CON MUCHOS MIEMBROS
Las páginas web son un medio sencillo de compartir información con muchas personas. Puedes seleccionar a tu audiencia y controlar cuándo se publican las novedades. Para poner contenido a disposición de tu organización o del público, crea un sitio web con Google Sites e inserta archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y otros formatos desde Drive. Los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones también son herramientas importantes para ayudar a tu equipo a estar al día sobre información que cambia minuto a minuto. Hay una gran variedad de opciones para compartir, según el tamaño de la audiencia.
6. SIMPLIFICA LAS COMUNICACIONES CON LISTAS DE DISTRIBUCIÓN PARA LOS EQUIPOS
¿Necesitas compartir la misma información con miembros del equipo que se encuentran en otras ubicaciones? Crea una lista de correo electrónico con Grupos de Google para facilitar la comunicación en tu equipo. De esta forma, en vez de tener que escribir a cada persona por separado, puedes utilizar la dirección de correo electrónico del grupo para compartir novedades y recursos, como calendarios de equipo y documentos de Drive, con todos a la vez.
7. COORDINA AGENDAS Y PLANES DE PROYECTO
Llevar el seguimiento de las agendas y los proyectos de equipo puede resultar difícil, especialmente cuando las fechas de entrega cambian y se añaden tareas de última hora. En Hojas de cálculo de Google puedes crear un plan de proyecto dinámico para organizar el trabajo de tu equipo y controlar su progreso más fácilmente. Los miembros del equipo, sin importar dónde estén, podrán actualizar directamente en tiempo real el estado de su trabajo y no tendrán que dedicarse a buscar el progreso de los demás entre los mensajes de correo electrónico. Como todos ven y actualizan el mismo plan de proyecto, es más fácil distribuir tareas y gestionar agendas que cambian constantemente. Además, podrás ver los comentarios del equipo en tiempo real.
8. ORGANÍZATE MEDIANTE CALENDARIOS DE EQUIPO
Cuando los miembros de un equipo están en diferentes ubicaciones y trabajan en zonas horarias distintas, es todo un desafío coordinar reuniones de acuerdo a la disponiblidad de todos. Con Google Calendar, puedes superponer los calendarios de los miembros de tu equipo para ver cuándo están disponibles, así como crear distintos calendarios de equipo para llevar un registro de las reuniones, cursos, vacaciones, etc. Una vez que sepas qué disponibilidad tienen los demás, será muy fácil programar eventos o reuniones de equipo.
9. DOTA DE RECURSOS A TU EQUIPO CON SALAS DE EQUIPO O DE PROYECTO
Anima a los miembros del equipo que se encuentren en diferentes ubicaciones a crear una sala de Google Chat para mantenerse en contacto. De esta forma, todos podrán relacionarse fácilmente con los demás, compartir ideas sobre proyectos, intercambiar opiniones sobre prácticas recomendadas y fomentar un mayor sentimiento de comunidad.
Fuente: https://support.google.com/a/users/answer/9283051?hl=es
10. CONOCE LA OPINIÓN O LEVANTA INFORMACIÓN DE TU EQUIPO Y CLIENTES
¿Necesitas reunir información de grupos con muchos miembros, como equipos internos o clientes externos? Con Formularios de Google, puedes crear y analizar encuestas desde un móvil o un navegador web. Crea encuestas para saber la satisfacción de tus clientes, recopila comentarios en documentos elaborados por equipos de gran tamaño, envía encuestas de opinión breves y mucho más. Recibirás notificaciones a medida que la gente responda, verás los resultados de las encuestas y podrás resumir datos con gráficos y diagramas en Formularios y Hojas de cálculo.